Privacybeleid voor pdf naar mt940

1. Inleiding

PDF naar MT940 V.O.F., gevestigd te Molenstraat 97, 6712 CT Ede, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93552254 (hierna: “PDF naar MT940”, “wij” of “ons”), hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke grondslagen en welke rechten u heeft.

PDF naar MT940 levert haar diensten uitsluitend aan zakelijke opdrachtgevers (B2B). Dit privacybeleid is gericht op contactpersonen van onze (potentiële) zakelijke opdrachtgevers, bezoekers van onze website en personen die een review achterlaten.

2. Onze rol: verwerker én verwerkingsverantwoordelijke

Bij de uitvoering van onze dienstverlening hebben wij twee verschillende rollen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Verwerker — Voor persoonsgegevens die voorkomen in de door opdrachtgever aangeleverde bankafschriften (zoals namen, IBAN’s, betaalkenmerken en transactiegegevens van klanten of relaties van opdrachtgever) treedt PDF naar MT940 op als verwerker in de zin van artikel 4 AVG. De opdrachtgever is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke. De verantwoordelijkheid voor het informeren van de betrokkenen wier gegevens in de afschriften staan, het vaststellen van de grondslag en het beantwoorden van betrokkenenrechten ligt bij de opdrachtgever. Een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 lid 3 AVG is beschikbaar op onze website.

Verwerkingsverantwoordelijke — Voor persoonsgegevens van onze contactpersonen, websitebezoekers en reviewers (zoals naam, e-mailadres, factuurgegevens en gebruiksgegevens van onze website) treedt PDF naar MT940 op als verwerkingsverantwoordelijke. Op deze verwerking is dit privacybeleid van toepassing.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw interactie met ons kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact- en bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, naam contactpersoon, functie, e-mailadres, telefoonnummer en factuuradres.
Gegevens uit aangeleverde documenten: persoonsgegevens die voorkomen in de door opdrachtgever aangeleverde bankafschriften. Deze worden door ons uitsluitend in opdracht van de opdrachtgever verwerkt (zie sectie 2).
Websitegebruik: IP-adres, apparaatgegevens, browserinformatie en gebruikersgedrag, verzameld via cookies en vergelijkbare technieken.
Reviews en feedback: indien u een review achterlaat, verwerken wij uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, beoordeling en de inhoud van de review.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van de daarbij vermelde rechtsgrondslagen uit artikel 6 AVG:

Uitvoering van onze dienstverlening: het omzetten van bankafschriften naar gestructureerde bestandsformaten zoals MT940 en CAMT.053. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) ten aanzien van onze contactpersonen; ten aanzien van de inhoud van de afschriften treden wij op als verwerker (zie sectie 2).
Facturatie en administratie: het opstellen, verzenden en bewaren van facturen en het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
Klantcommunicatie en support: het beantwoorden van vragen, het versturen van transactie- en notificatie-e-mails en het behandelen van klachten. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
Analyseren en verbeteren van de website: het analyseren van websitegebruik via analytische cookies. Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
Marketing en retargeting: indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, kunnen wij marketingcookies gebruiken om gepersonaliseerde advertenties te tonen op externe platforms. Grondslag: toestemming.
Publiceren en beheren van reviews: het verzamelen, publiceren en beheren van reviews over onze dienstverlening. Grondslag: toestemming.

PDF naar MT940 maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor betrokkenen.

5. Cookies en tracking

Wij maken gebruik van cookies voor functionele, analytische en marketingdoeleinden.
Via analytische cookies (zoals Google Analytics) verzamelen wij informatie over het gebruik van onze website. Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst na uw toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via onze cookiebanner en deze op elk moment aanpassen.

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met alle verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG. De volgende categorieën derden kunnen worden ingeschakeld:

Hosting en opslag: Google Cloud Platform, voor hosting en tijdelijke opslag van gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
E-maildiensten: Microsoft Exchange (Outlook) of vergelijkbare diensten voor het verzenden van transactie- en notificatie-e-mails.
Webanalyse: Google Analytics voor het verzamelen van website-statistieken, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.
Juridische en overheidsinstanties: indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Indien een van deze partijen persoonsgegevens verwerkt buiten de EER, gebeurt dit op basis van een passend doorgiftemechanisme zoals het EU-US Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

Aangeleverde documenten en de daaruit gegenereerde output: maximaal 14 dagen na verwerking. Daarna worden deze automatisch en onherroepelijk verwijderd.
Facturatie- en administratieve gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
Contact- en accountgegevens: zolang de overeenkomst loopt en tot maximaal 12 maanden na het laatste gebruik van de dienstverlening, tenzij sprake is van betalingsachterstanden of een lopend incassotraject.
Reviews: zolang deze relevant zijn voor onze dienstverlening of totdat de reviewer verzoekt om verwijdering.

8. Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies voor functionele, analytische en marketingdoeleinden. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website en worden zonder toestemming geplaatst. Analytische en marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage in uw gegevens (art. 15 AVG)
Recht op rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 AVG)
Recht op verwijdering van uw gegevens (art. 17 AVG), voor zover dit niet in strijd is met wettelijke bewaarverplichtingen
Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens (art. 20 AVG)
Recht van bezwaar tegen verwerking (art. 21 AVG)
Recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking

U kunt uw verzoek indienen via info@pdfnaarmt940.nl. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Indien uw verzoek complex is of indien wij meerdere verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen. In dat geval informeren wij u daarover binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.

Indien uw gegevens als onderdeel van aangeleverde documenten door ons als verwerker worden verwerkt, dient u uw verzoek te richten aan de verwerkingsverantwoordelijke (de opdrachtgever die de documenten heeft aangeleverd). Wij zullen die opdrachtgever desgevraagd ondersteunen bij de afhandeling.

10. Klacht indienen bij de toezichthouder

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze opdrachtgevers per e-mail.

12. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via:

PDF naar MT940 V.O.F. Molenstraat 97 6712 CT Ede KvK: 93552254 E-mail: info@pdfnaarmt940.nl

Laatste update: 8 april 2026